Anleitung

Wöhlke Schichtplanungstool

Die Cloud-Version des Schichtplanungs-Tools finden Sie unter https://schichtplanung.woehlke.de

Weitere Informationen zum Tool finden Sie auf der Seite https://www.woehlke.de/schichtplanung

Übersicht

Registrierung

Unternehmen und Administrator registrieren

Registrieren Sie sich auf der Seite schichtplanung.woehlke.de > Registrierung.

Sie erhalten eine E-Mail zur Bestätigung Ihrer Emailadresse. Nach der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse können Sie mit dem Anlegen von Abteilungen und Mitarbeitern fortfahren.

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Abteilungen verwalten

Auf der Seite schichtplanung.woehlke.de > Stammdaten > Abteilungen können Sie Ihre Abteilungen verwalten. Hier haben Sie auch die Möglichkeit eine neue Abteilung anzulegen.

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Mitarbeiter verwalten

Auf der Seite schichtplanung.woehlke.de > Stammdaten > Mitarbeiter können Sie Ihre Mitarbeiter verwalten. Hier haben Sie auch die Möglichkeit neue Mitarbeiter anzulegen.

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Feiertage verwalten

Auf der Seite schichtplanung.woehlke.de > Stammdaten > Feiertage können Sie die Feiertage verwalten. Hier haben Sie auch die Möglichkeit neue Feiertage anzulegen. Auch die Verwaltung von Betriebsruhetagen kann hier erfolgen. Über den Schalter "bezahlt" können Sie festlegen, ob der Mitarbeiter an diesem Tag eine Zeitgutschrift erhält oder nicht.

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Benutzer verwalten

Auf der Seite schichtplanung.woehlke.de > Admin > Benutzerverwaltung können Sie die Benutzer-Accounts Ihres Unternehmens verwalten. Hier haben Sie auch die Möglichkeit neue Benutzer anzulegen oder einzuladen.

Für Mitarbeiter empfehlen wir unter schichtplanung.woehlke.de > Stammdaten > Mitarbeiter > Anzeigen die Funktion "Einladen" zu verwenden. Hierbei wird der Benutzer-Account automatisch mit dem Mitarbeiterdatensatz verbunden.

Benutzerrollen

Für größere Unternehmen mit geteilten Aufgabenbereichen gibt es unterschiedliche Benutzerrollen mit entsprechenden Zugriffsrechten. Der Firmenadministrator kann alle Datensätze verwalten. Für Abteilungsleitung und Personalverwaltung müssen zusätzlich noch die entsprechenden Abteilungsfreigaben gesetzt werden. Die Rolle Benutzer erhält jeder Benutzer-Account automatisch.

In kleineren Unternehmen kann alles mit der Rolle Firmenadministrator verwaltet werden.

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Default-Plan verwalten

Auf der Seite schichtplanung.woehlke.de > Pläne > Abteilung > Default-Plan können Sie den Default-Plan der Abteilung verwalten. Durch Verwendung des Default-Plans müssen Sie nicht jede Woche die gleichen Schichten anlegen, sondern können einfach den Default-Plan in den jeweiligen Zeitraum kopieren.

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Plannungsassistent

Der Planungsassistent schichtplanung.woehlke.de > Pläne > Abteilung > Planungsassistent kann Ihnen die Schichtplanung erleichtern.

Die Schritte des Planungsassistenten können in schichtplanung.woehlke.de > Stammdaten > Abteilungen > Abteilung bearbeiten pro Abteilung individuell eingestellt werden.

  • Feiertage und Abwesenheit
    Feiertage und Abwesenheit der Mitarbeiter können vor Planungsbeginn überprüft und angepasst werden
     
  • Default-Plan kopieren
    Der Default-Plan kann automatisch in alle Tage des Monats kopiert werden
     
  • Sonderfälle
    Hier können Sonderfälle bearbeitet werden z.B. Ergänzen oder Löschen von Schichten, sowie das Eintragen von Schichtwünschen
     
  • Stapelverarbeitung
    In diesem Schritt können mehrere Schichten gleichzeitig bearbeitet werden.
     
  • Wochenend-Planung
    Durch eine separate Planung der Wochenendschichten kann eine fairere Verteilung erreicht werden. Dieser Schritt sollte vor den normalen Schichten bearbeitet werden.
     
  • Spätschicht-Planung / Frühschicht-Planung
    Durch die getrennte Planung von Früh und Spätschichten, kann die unbeliebtere Schicht zuerst geplant werden, damit eine fairere Verteilung der Schichten erfolgt.
     
  • Prüfung
    Prüfung des erstellten Planes vor der Freigabe des finalen Plans
     
  • Dienstplan per E-Mail versenden
    Nach der Planung kann der finale Plan allen Mitarbeitern per Email zugesandt werden inkl. ICS-Datei zum Import in eine Kalender-App.

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Abteilungspläne

In der Rubrik schichtplanung.woehlke.de > Pläne können Sie den Wochenplan und den Monatsplan der jeweiligen Abteilung aufrufen, anpassen und ausdrucken.

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Mitarbeiterpläne

In der Rubrik schichtplanung.woehlke.de > Pläne können Sie die Mitarbeiterpläne der jeweiligen Abteilung aufrufen, anpassen, ausdrucken oder per E-Mail versenden.

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